El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores recoge la obligación de registro horario diario de la jornada de trabajo. Así, se establece que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Aunque fue el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, el que introdujo esta obligación en el año 2019.
¿Qué información debe reflejar el registro horario?
Es conveniente que el registro horario refleje todo aquello que forme parte de la jornada de trabajo, es decir:
- La hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo. Es decir, el registro debe incluir el horario concreto de la persona trabajadora.
- Lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas.
- Lo relativo a pausas voluntarias.
¿A quién se aplica el registro horario en el derecho laboral?
La obligación de registro horario se aplica a la totalidad de las personas trabajadoras, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores.
Esta obligación incluye a todas las personas trabajadoras con independencia de que estén contratadas a jornada completa o jornada parcial. También incluye a las personas trabajadoras que presten sus servicios en la modalidad de teletrabajo y otras fórmulas de horario flexible, al igual que a trabajadores móviles como los comerciales.
Excepciones
Las únicas excepciones son determinadas relaciones laborales de carácter especial, como el personal de alta dirección.
¿Qué medios pueden utilizarse para cumplir la obligación de registro horario de la jornada?
No se establece una modalidad predeterminada o específica para el registro de la jornada de trabajo, a este respecto se llama a la autorregulación mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa.
Es válido cualquier medio o sistema de registro horario, en soporte telemático o papel, apto para cumplir con la obligación legal, es decir, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ni por el empresario ni por los trabajadores. La jornada debe documentarse mediante algún instrumento escrito, digital o mixto que garantice la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria ya registrada.
¿Durante cuanto tiempo están obligadas las empresas a guardar la información?
Las empresas están obligadas a guardar la información relacionada con el registro horario durante 4 años.
¿Pueden las empresas unilateralmente establecer sistemas propios de registro horario?
Si, dentro de ciertos márgenes: el registro horario se debe establecer a través de la negociación colectiva o mediante acuerdos de empresa.
Se deben establecer: los encargados de la organización y documentación del registro horario, es decir todo cuanto lo que no esté expresamente regulado en el artículo 34.9 ET, así como el sistema concreto (registros manuales, plataformas digitales, tornos, etc) o la forma específica de cumplimentarlos, incorporando todos aquellos aspectos que se consideren necesarios para que se cumpla su finalidad.
Esta previsión permite que las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar con un modelo o sistema de registro horario adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares.
Tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores. De no existir representación legal de los trabajadores ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, la organización y documentación del registro horario corresponde al empresario.
Los derechos de los trabajadores y el registro horario
En el caso de que el sistema de registro horario requiera acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de geolocalización o vigilancia, debe respetarse el derecho a la intimidad de los trabajadores.
Infracciones y sanciones
Las infracciones más habituales relacionadas con el registro horario son las siguientes, de acuerdo con información publicada por el Ministerio de trabajo y economía social:
- No implementación de un sistema de registro horario adecuado para cumplir con la normativa.
- Irregularidades relacionadas con la presentación de informes confusos, documentación incompleta, o falta de fichaje del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente.
El incumplimiento del registro horario constituye una infracción grave prevista en el Art. 7.5 de la LISOS que se describe a continuación y a las sanciones señaladas en el apartado 3.1.
Infracciones graves
Procede esta infracción grave cuando se compruebe que las empresas han cometido una transgresión de las normas y los límites establecidos por la legislación o por los convenios colectivos en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo.
Las sanciones podrán imponerse en los grados de mínimo, medio y máximo, atendiendo a los siguientes criterios de graduación previstos en el Art.39.2 LISOS:
- La negligencia e intencionalidad del sujeto infractor.
- Fraude o connivencia.
- Incumplimiento de las advertencias previas y requerimientos de la Inspección.
- Cifra de negocios de la empresa.
- Número de trabajadores o de beneficiarios afectados en su caso.
- Perjuicio causado y cantidad defraudada.
Precio de las sanciones
Las sanciones, derivadas por el incumplimiento de la obligación de registro horario podrán ser:
- Infracciones graves, grado mínimo: De 626 a 1.250 €
- Infracciones graves, grado medio: De 1.251 a 3.125 €
- Infracciones graves, grado máximo: De 3.126 a 6.250 €
Las cifras aportadas por el Ministerio abordan de manera contundente la importancia de realizar un mayor control por parte de Inspección.
